怎么管理自己的笔记和文档

怎么管理自己的笔记和文档

原创: loverty 哈斯日志 7月17日 #知识管理 #信息管理 #竞争情报, 


每天把数字化过程中我们在比特海洋的输入当作是一种数据资产的积累的话,其实我们每天通过各种数字终端各种传感器和输入形成了比较丰厚的积累。

有些显性数据资产,比如我们自己的思考笔记备忘以及其他各种通道进来的跟我们相关的文件图片等。 这些数据资产如果能得到有效积累、语义化处理,随时可以调用帮我们度量和解决当前场景的问题,这必然是一个非常有价值的事情。

我讨论这个问题,主要想解决一个问题:我手机、电脑、微信上、备忘录里有很多记录和保存的图文信息、文档文件,是否有一个更好地语义化的方式帮我们整理加工、又能很好保持私密性,提供丰富的搜索分类和应用机制,方便我随时查阅调用? 

我分两块来说,其一是笔记类,其二是文件类。笔记这是我目前的主要信息管理、知识管理的方式之一, 在10年前,还不是以手机和电脑处理信息为主的,占据我信息处理的主要位置的是通过笔记本记录(我说的是真的笔记本....)。

从目前的还存在的书本大概还有7、8本记事本。
主要记录几类内容
--工作内容,todo list
--针对特定的问题我的思考和解决思路的思维导图
--重要会议纪要
--各种读书笔记、摘要


后来,随着使用电脑时间不断加长、办公以电脑为主,所以很多信息都开始用电脑整理加工和保存。这个阶段,主要是用文件夹、word等文字处理工具,写在本地,保存在特定文件夹里。

 再之后,智能手机进入日常,通过手机订阅阅读、通过手机记录事项和思考, 这个阶段早期,基本只能靠email。

写个邮件发给自己或者另一个邮箱,然后电脑端通过邮件查收,来实现跨平台同步和信息的保存。这个阶段主要是Gmail、163邮箱上这种邮件大概有大几百封。 


这个时候其实除了email文字文件同步、还有一些是通过附件形式来搞的,比如本地用office办公软件或者txt写。通过邮箱、网盘来同步跨端查阅使用。类似这样的需求的人不少,后来邮箱服务商大部分都提供了在邮箱内的记事本、附件预览、网盘等功能,大大方便了这种使用方式的体,只是空间很小,还都是以个位数的M记,这大概是云同步的雏形。 

再后来有各种跨端文本同步工具,可以同步记事本同步笔记,这里边大部分内容是文本、图文记录,所以这类信息主要放在备忘录、各种笔记软件里。

用过目前主流的所有笔记类软件,evernote、有道云笔记、微信收藏夹、备忘录,为知笔记、onenote、石墨、Google doc等,很早之前还写过evernote的一个思考文章

这个抽象了所有跟图文加工的需求和应用场景,并实现了多端打通、数据同步、云端保存的体验,很方便。 

目前的文档笔记类软件都没有办法针对内容本身进行理解和索引,有些技能有但也特别弱,我主要通过文件命名、主题+时间建立目录、模糊搜索方式来管理文件和笔记, 年月日主题关键词来命名方式,可以是文件夹或者文件名本身,主要信息其实时间信号会更容易定位。比如,一般我记录的信息是按照这种方式命名,[年月日][who][什么事][在哪里][会议/讨论/研究/吃饭] 年月日:20190716,这种,一般笔记软件都会显示记录时间信息,但是用时间找并不方便,且不够显性化,所以我会直接打时间标签。
[who]是个很重要的信息,可能是人名、机构、团队、组织等关键对象,
[什么事]就是事情的关键点,比如说儿童教育主题,
[在哪里]这个主要是在使用信息的时候,帮我建立起来场景化关联,让我更具像地能回溯到彼时彼地,很好建立其信息本身内在的关系和逻辑、能获得更多更细节的输入。 主题和时间建立目录,主要是通过事情的关键词+年月日,其实主要是这个事的关键线索,如果让自己大脑记住一堆相关、重叠、乱序的事情的信息、画面,其实蛮难的,也容易在需要的时候想不起来,关键线索显性化,会大大加速你找到相关信号和关联的效率。

第三中方式就是用平台工具提供的搜索,尽管普遍比搜索引擎的技能要弱一些,但是模糊搜索还是能帮着提高不少效率。 

还是有大头的记录、笔记、文件,其实主要是在自己的电脑里,保存在本地的文档和文件如何更快速定位、找到、方便使用,一直是个问题,而且这些文档、文件基本上散落在u盘、移动硬盘解决,或者电脑里, 早期还用过Google desktop search、百度桌面搜索这样的本地搜索工具,我之前也曾经介绍过一个很好用的everthing等本地文件搜索、mac上Alfred,都可以实现比较好的本地文件内容级别搜索,但是如果你文件分布的比较离散,而且有些很多内容还不在这个电脑上的话,这就没有办法了。 

我自己的本地文件,目前还是主流,我通过两种方式来解决, 其一是用软件实现本地文档全文索引,方便需要的时候查询找到,我主要用AIfred。 其二也是建立一个良好的信息组织方式,我喜欢用时间+主题来组织,所以我会以这两个维度建一到两级的目录,

 (1)创建目录类别或者文件夹,这里主要是针对不同目的、不同事项的,比如在windows软件、产品经理培训等、相册备份等。 在分类目录体系,我一般喜欢最多分两级,多数情况都是一级。 比如,相册备份--->20160302iPhone7plus

(2)以时间区间为维度,在时间区间内再用不同主题下分一下,并且以主题命名。比如,201903--->

X项目 每个人可以按照自己的习惯和偏好规划自己的方式。



只要符合自己认知和使用习惯,能够足够方便地在需要的时候快速找到,这就是目标。 目前我主要是通过云盘存储近期高频使用的文件在网络端,方便不同终端、随时按需调用,基本上就是一个云同步的功能。

我个人的信息管理、知识管理终于要是通过几个方式,他能让我当前在做一些事情或者需要一些判断决策的时候,很快能在找到跟这个事情相关的历史背景、信息和相关的人、事情,帮我更好分析问题解决问题。 

针对这个话题你有什么好的方法么?你手机里,有多少的文档、文件?你是怎么做管理归类的。

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